在经过了TOEFL、GRE 考试;PS、推荐信的写作，无数申请表格的填写这一马拉松般的申请过程，我们终于要把自己的心血寄到遥远的大洋彼岸去换取那份美丽的 offer 了，胜利的曙光似乎就在眼前。但是请记住，在这个关键的时候，任何一点微小的疏忽和错误都有可能导致你以前所有的努力付诸东流。只有确保了材料安全及时完整的到达了对方学校小米的手里，整个邮寄材料的过程才算完成了。要做到这样，无它，唯细心耳。

　　在邮寄材料的过程中，首先要做到的是不能遗漏材料，有一份checklist 是绝对必要的。一般来说checklist 上的项目有：cover letter，2 到3 封推荐信，成绩单，PS，GT 成绩单的复印件;有时候还要加上申请表，汇票，resume 以及其他的申请相关表格。

　　Cover Letter：这个不是必需的，但是有的话会方便对方处理你的材料。Cover letter 的内容应包括：你的个人信息，如姓名、生日、申请的program、email、地址等；礼节性的套话，诸如表示感谢之类;这份材料里包含的文件，即checklist。Cover letter 最好按照正规信函的格式来写作。

　　推荐信和成绩单：建议在信封上打印(这个需要在封装以前完成)你的个人信息或者将该信息打印在不干胶纸上粘贴在信封上。

　　其他的材料：一般都是A4 规格的，不对折放进大信封即可，实在放不下对折也行。

　　下面说一下其他的注意事项。

　　1、个人陈述、简历以及其他书面材料上要记得签名。

　　2、最好做一些标签贴在成绩单和推荐信上，比如成绩单上就贴“Official Transcript From XXX University For Mr./Ms XXX”，推荐信上就贴“Recommendation Letter for Mr./Ms XXX”。

　　3、如果你是网上申请，那么Cover Letter 上记得写上你的网申ID number，同时写上你认为有用的补充信息。

　　4、所有申请材料，除了推荐信和成绩单之外，都不要装信封，因为你就算是装了信封，到了学校那边，小秘还会帮你拿出来的。所有材料直接放在大信封里。

　　5、所有申请材料，除了Writing Sample 之外，不要用订书机装订起来，因为你装订起来了，小秘还要帮你拆开，你这些材料他有可能需要拿去复印多份的，订起来了之后就不好拆开了。至于Writing Sample，那是因为页数比较多，不装订的话很容易散开。所以其他申请材料请勿装订，只需要用曲别针在一个角别一下即可。

　　6、如果你有学校的申请信封，就用学校的，没有的话就用自己买的。一般是去邮局买那种一号大信封，最好是牛皮纸信封，这样结实。你也可以买印有自己学校标记的一号信封，不过要贵一点点。然后把所有的申请材料都装进去。

　　7、封好信封口，一般来说胶水、不干胶或者双面胶封口。不管用什么，都要多涂一点，粘得牢靠才行。

　　8、大信封正面，左上角写上你的地址，正中间写上对方学校的地址，记得最下面一行一定要用中文标明寄达国家，如“美国”。还可以写上一些你的申请信息，如Application for PhD Admission of XXX Department, XXX Department, XXX University in Fall 2003这样的信息。

　　9、信封上的字也可以用标签，看起来美观。标签一般可以用Word打印出来，然后你用剪刀裁开那些打印好的字条，涂上胶水贴在信封上就可以了，记得务必涂牢靠，免得寄送途中掉下来。如果不放心，还是手写吧。

　　10、如果你要让秘书转交信件给教授，信封上就写：

　　Professor XXX

　　c/o秘书名字

　　邮寄材料

　　申请学校一般要求所有申请材料在截止日期(Deadline)之前寄到。每个学校的截止日期都不一样，一般来说，很多学校的Deadline在12-2月份，有些会更晚些。对于邮寄材料，建议提早寄出，因为现在申请的人非常多，有时候系里一看我们已经有了不少的申请材料了，于是也许不等到Deadline的那一天就开始看材料了。这样，后寄到的申请材料会损失很多机会。

　　邮寄方式大体上来说有四种：平信、挂号信、全球优先和快递，对于如何选，选择哪种，你可以进行比较后做出决定。　　(编辑：ada)